Sådan håndterer vi persondata.

01

Dataansvarlig

Sofia AI er dataansvarlig for behandlingen af persondata på sensesofia.ai og i forbindelse med levering af vores tjenester.

Hvis I har spørgsmål til denne politik eller jeres data, kan I kontakte os på hello@sensesofia.ai.

02

Hvilke data indsamler vi

Vi indsamler kun data, der er nødvendige for at levere vores tjeneste. Det inkluderer:

• Kontaktoplysninger: Navn, virksomhed, telefonnummer og email — fra kontaktformularer eller bookinger.
• Telefonsamtaler: Lydoptagelser og udskrifter af opkald, som Sofia håndterer på jeres vegne.
• Brugsdata: Anonymiserede tekniske logs om hvordan systemet bruges og fungerer.
• Cookies: Funktionelle cookies til at få websitet til at virke. Vi bruger ikke marketing- eller tracking-cookies.

03

Hvad bruger vi data til

Vi behandler persondata for at:

• Levere og vedligeholde Sofias telefontjeneste til jeres virksomhed.
• Kommunikere med jer om jeres aftale, support og opdateringer.
• Forbedre tjenestens kvalitet gennem aggregeret, anonymiseret analyse.
• Opfylde retslige forpligtelser, fx bogføring og GDPR-dokumentation.

04

Retsgrundlag

Vi behandler persondata på baggrund af:

• Kontrakt (GDPR art. 6, stk. 1, litra b): Når behandlingen er nødvendig for at levere vores tjeneste til jer.
• Legitim interesse (litra f): Til driftsformål, fejlsøgning og forbedring af tjenesten.
• Samtykke (litra a): Når I aktivt har givet samtykke, fx til marketing-emails.
• Retslig forpligtelse (litra c): Når lovgivningen kræver det, fx bogføringsloven.

05

Opbevaring

Vi opbevarer persondata kun så længe, det er nødvendigt:

• Samtaler og transcripts: 90 dage efter opkaldet, medmindre andet er aftalt.
• Kontaktoplysninger: Så længe I er kunde, og op til 5 år efter — som krævet af bogføringsloven.
• Bookinger og noter: Op til 12 måneder, eller indtil I beder os slette dem.
• Tekniske logs: 30 dage, anonymiseret derefter.

06

Hvor opbevares data

Alle persondata opbevares på servere i EU. Vi bruger udelukkende underleverandører (databehandlere), der enten er hjemmehørende i EU eller har gyldigt grundlag for databehandling efter GDPR.

Vi overfører ikke data til USA eller andre tredjelande som standard. Hvis det undtagelsesvis er nødvendigt, sker det udelukkende på baggrund af gyldige overførselsmekanismer.

07

Databehandlere

Vi bruger en række teknologileverandører for at levere tjenesten — fx til hosting, telefoni og kommunikation. Alle har underskrevet databehandleraftaler, der lever op til GDPR.

I kan til enhver tid bede om en oversigt over vores aktuelle underleverandører ved at kontakte os på hello@sensesofia.ai.

08

Jeres rettigheder

I henhold til GDPR har I følgende rettigheder:

• Ret til indsigt: Få at vide hvilke data vi opbevarer om jer.
• Ret til berigtigelse: Få rettet forkerte oplysninger.
• Ret til sletning: Bede os slette jeres data ("retten til at blive glemt").
• Ret til begrænsning: Bede os begrænse vores behandling i visse situationer.
• Ret til dataportabilitet: Få jeres data udleveret i et almindeligt format.
• Ret til at gøre indsigelse: Mod vores behandling baseret på legitim interesse.
• Ret til at klage: Til Datatilsynet, hvis I mener, vi behandler data forkert.

Skriv til hello@sensesofia.ai, hvis I vil bruge nogen af disse rettigheder. Vi svarer indenfor 30 dage.

09

Sikkerhed

Vi tager passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte jeres data mod tab, misbrug og uautoriseret adgang. Det inkluderer kryptering, adgangskontrol og løbende monitorering af vores systemer.

Hvis et databrud skulle opstå, der kan påvirke jeres rettigheder, underretter vi jer og Datatilsynet inden for 72 timer som krævet af GDPR.

10

Ændringer i politikken

Vi opdaterer denne privatlivspolitik fra tid til anden — fx hvis vores tjeneste ændrer sig eller lovgivningen kræver det. Den nyeste version findes altid på denne side, og dato for sidste opdatering står øverst.

Ved væsentlige ændringer informerer vi aktivt jer som kunde, fx via email.

11

Kontakt

Har I spørgsmål til denne politik eller til hvordan vi behandler jeres data, så skriv til os.

I kan også klage til Datatilsynet via datatilsynet.dk, hvis I mener, vi ikke behandler jeres data korrekt.